Pardot Business Units

Organisera er marknadsföring med Pardot Business Units?

Det är inte ovanligt att ett företag har som krav att dela upp sina marknadsföringsaktiviteter beroende på region, produkt eller varumärke för att på sätt kunna hantera sin data oberoende av varandra. Detta är givetvis särskilt viktigt för större företag som arbetar globalt, har en diversifierad kund- och produktmix eller har kunder som kräver olika typer av marknadsföringsinsatser. 

Pardot Business Units är således ett smart sätt att separera datan i din Pardot instans så att man kan hantera kunder, tillgångar, automationer och kampanjer åtskilt. Det mest uppenbara och vanliga affärsexemplet är att dela upp företagets regioner i olika Pardot affärsenheter.

Att dela upp sin data i marknadssilos har sina tydliga fördelar:

• Struktur. Få en ändamålsenlig struktur och visibilitet på din data. Hantera marknadsföringsdata med liknande identitet separat. En bra struktur gör det lättare att få överblick över din data så att du mer obekymrat kan hantera den i det vardagliga arbetet. Har du en global struktur med en mängd olika användare och med en mängd olika produkter och affärsprocesser med tillhörande tillgångar så krävs det en tydlighet i strukturen för att inte tappa överblicken över din data. Man tillåts alltså fokusera på en enhets unika behov. 
• Anpassning. Anpassa affärsenhetens tekniska konfigurationer och branding. Varje enhet kommer exempelvis med sina egna Tracker och Email Sending Domains men även med sina egna automationer, kundresor, email och formulär.
• Säkerhet. Det blir smidigare att ge anställda tillgång till företagets data baserat på vald uppdelning. Man kanske har kunddata, tillgångar eller kampanjer som inte bör delas mellan olika regioner och användare. 
• Delning. Med Marketing Data Sharing Rules blir det mycket lättare att uppdela och styra din CRM data till rätt Business Unit. Det finns även möjlighet att skapa egna email eller templates som man kan dela mellan enheterna. 
• Användarvänlighet. Med en Business Unit Switcher kan man få tillgång till de olika databaserna utan att behöva logga in och ut. 
• Prestanda. Har du en stor databas med många kunder (prospects), otaliga dynamiska listor och automationer samt Engagement Studios så påverkar det prestandan. Sprider du ut dessa i multipla affärsenheter så kommer du att märka en väsentlig skillnad rörande prestanda och kapacitet. 

Innan Pardot Business Units introducerades så löste man problemet med att köpa olika Pardot instanser och kopplade dessa till ditt CRM som oftast var Sales Cloud. Detta var inte så smidigt då man var tvungen att logga in och ut mellan instanser. Med Pardot Business Units kommer en Business Unit Switcher som med ett knapptryck tar dig sömlöst mellan dina instanser i samma UI. 

Låt oss sätta luppen på Pardot Business Units olika funktioner. 

Koppla till ditt CRM

Även om du kan använda Pardot med de flesta CRM system så finns det en naturlig koppling till Salesforce och många funktioner fungerar bäst med Sales Cloud. Kopplingen till Salesforce sköts via Salesforce-Pardot Connector v2 som hanterar dataöverföringen, en anslutning som görs via en dedikerad användare som reglerar hur data flödar mellan Pardot och CRM. 

   Synka CRM data med Marketing Data Sharing Rules

Till varje affärsenhet synkas unika Leads, Contacts, Opportunities och andra objekt från företagets CRM system. Denna delning av objekt kan skötas via delningsregler i Salesforce men bör fördelaktligen kontrolleras via Marketing Data Sharing Rules som är Pardot Business Units egna mekanism för delning av CRM data. Aktivitetsdata följer dock inte med om en kontakt (prospect) synkas mellan olika affärsenheter. 

   Synka kampanjer med Connected Campaigns

Pardot har gjort det lätt att synka kampanjer till olika affärsenheter. Man använder Record Types i Salesforce används för att synka kampanjer till respektive affärsenhet. I Pardot används därefter Connected Campaigns för att definiera vilka record types som synkas till vilken enhet.

    Synka användare med User Sync

Synkning av användare sker via Salesforce User Sync där man kopplar Salesforce profiler med Pardot roller och låter därmed Salesforce kontrollera till vilken affärsenhet användare tillhör. En användare kan med fördel finnas i flera affärsenheter och får då tillgång till ovan nämnda Business Unit Switcher. 

Spåra dina kunder separat

Varje affärsenhet har sitt eget Account ID vilket gör att varje enhet behöver sätta upp sin egen Tracking Domain och Email Sending Domain. En fördel om du vill spåra email statistik och hemsidesbesök från olika regioner.  Tracking Domain måste vara unik.  Rot-domän kan vara samma men sub-domänen måste vara olika mellan affärsenheter. Vill man ha samma Tracking Domain i multipla enheter så kan det ordnas om man kontaktar Salesforce. 

Rapportera på flera affärsenheter

Varje Pardot Business Unit har sin egen data vilket givetvis påverkar rapporteringen. Vill man ha en gemensam vy över global marknadsföringsdata så kan man använda B2B Marketing Analytics, ett analys och rapporteringsverktyg som hämtar Pardot data till Salesforce. Varje affärsenhet har sin egen app men det finns vyer som aggregerar data från alla dina enheter. 

Tänk på

• Pardot Business Units kräver att man migrerar till Pardot Lightning om man inte redan har gjort det.
• Upp till 25 Pardot Business Units kan implementeras men strukturen är linjär och tillåter inte en hierarkisk struktur med underenheter. 
• Salesforce-Pardot Connector v2 krävs för att få tillgång till alla funktioner
• Pardot Business Units finns tillgänglig för Pardot Advanced och Pardot Premium. 
• Varje affärsenhet har sina egna tillgångar, automationer, connectors, valutor och sina tekniska begränsningar. Dessa tillgångar och automationer kan inte migreras mellan affärsenheter utan måste skapas i varje enskild enhet. Undantaget är Email templates och Code snippets som kan delas globalt. 
• När du väl tagit steget att skapa en Pardot Business Unit så kan den inte tas bort. Borta är också möjligheten att ändra affärsenhetens namn . 
• Gör en noggrann planering innan implementering så att rätt data hamnar i rätt affärsenhet. Väl påslaget så synkas data fritt mellan ditt CRM och Pardot baserat på de regler som definierats. 

En summering

Med Pardot Business Units kan man dela upp sin marknadsföring i olika silos baserat på region, produkt eller liknande för att på så sätt få bättre kontroll över sin data. Har man en stor global organisation så finns det många fördelar med att avgränsa data baserat på förutsättningar som finns lokalt. Man får en mycket bättre överblick över sin struktur av tillgångar, användare och kunddata. Man kan därmed kontrollera att användare bara har tillgång till sin egen affärsenhets data.  Man kan dessutom lättare skräddarsy sin logik så att man följer lokala regleringar såsom GDPR och man kan spåra sin potentiella kunder lokalt. När man kopplar data, tillgångar och logik med behörig användare så minskar risken för att skicka fel kommunikation till kund.

Pardot Business Units är i grunden alltså ett sätt för att tydliggöra för företagets organisation vilken data som man ska agera på vilket inte bara säkerställer att rätt data finns på rätt plats utan även förenklar användarens upplevelse.